13 ส่วนประกอบของตัวจดหมายธุรกิจที่ดี มีอะไรบ้าง ❓
13 ส่วนประกอบของตัวจดหมายธุรกิจที่ดี มีอะไรบ้าง ❓
จดหมายธุรกิจ หมายถึง เอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันแทนการเจรจาว่าด้วยเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการค้า พาณิชย์ หรือทางการเงินของฝ่ายผ้ส่งสารและผู้รับสาร ซึ่งมีเป้าหมายในลักษณะเดียวกันการเขียนจดหมายธุรกิจนั้น สามารถสื่อสารกันในลักษณะของบริษัทห้างร้านติดต่อกับหน่วยงานราชการก็ได้ หรือบริษัทติดต่อกับบริษัทก็ได้ หรือแม้แต่บุคคลติดต่อกับบริษัทห้างร้านก็ได้ แต่จะต้องเป็นไปด้วยเรื่อง ธุรกิจ
เท่านั้น ถ้าติดต่อกันด้วยเรื่องของการงานทั่วไปก็จะเป็นลักษณะของจดหมายกิจธุระทั่วไป
💡การเขียนจดหมายธุรกิจควรมีองค์ประกอบ ดังนี้
1. กระดาษและซองจดหมาย
ใช้กระดาษขนาด 8.5 นิ้ว คูณ 11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หากไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า
2. ที่อยู่ผู้ส่ง
อยู่ส่วนบนของจดหมายนิยมใช้ กระดาษที่มีหัวจดหมายสําเร็จรูป ซึ่งแต่ละ หน่วยงานสามารถกําหนดแบบ สีสันและขนาดได้ตามต้องการโดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ตรา บริษัท หมายเลขโทรสาร ไว้ด้วย หากกระดาษที่ใช้ไม่มีหัวจดหมายสําเร็จรูป ให้พิมพ์ชื่อบริษัทห้างร้านไว้บรรทัดแรกห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 1.5 นิ้ว รายละเอียดของที่อยู่ประมาณ 2 – 3 บรรทัด ในกรณีที่ใช้กระดาษมากกว่าหนึ่งแผ่น กระดาษแผ่นต่อไปให้ใช้กระดาษธรรมดาไม่ต้องมีที่อยู่ผู้ส่ง
3. เลขที่จดหมาย
ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่ บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้ แต่หลายหน่วยงานนิยมเขียนเลขที่จดหมายและปี พุทธศักราชที่จัดทําจดหมายเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บและอ้างอิง โดยเรียงลําดับตั้งแต่เลข 1 ไปจนสิ้นปีปฏิทิน แต่บางหน่วยงานอาจมีวิธีการกําหนดเลขที่จดหมายขึ้นใช้ แตกต่างกันไป
4. วัน เดือน ปี
นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่อโต้ตอบจดหมาย
5. ที่อยู่ผู้รับ
การระบุชื่อ ตําแหน่งและที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สําหรับการเก็บ จดหมายไว้เป็นหลักฐาน แต่มีจดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น
6. คําขึ้นต้น
เป็นการทักทายแสดงการเริ่มต้น จดหมาย นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วยตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง การเขียนคําขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจสามารถวางไว้ก่อนหรือหลัง “ เรื่อง ” ตามรูปแบบของจดหมายที่เลือกใช้
7. เรื่อง
ได้แก่ สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้งหมดของเรื่องที่ติดต่อ บางหน่วยงานไม่มีการกําหนดชื่อเรื่อง หากมีจะกําหนดตําแหน่งไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ แต่มีจดหมายธุรกิจจํานวนมาก นิยมวางเรื่องไว้ชิดเส้นกั้นหน้าก่อนคําขึ้นต้นเช่นเดียวกับหนังสือราชการ
8. อ้างอิง
อาจมีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญ่เป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน ในจดหมายธุรกิจนิยมนําอ้างอิงใส่ไว้ในเนื้อความตอนต้น แต่บางฉบับอาจใส่ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าต่อจากคําขึ้นต้น
9. เนื้อความ
ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมายที่เขียน ปกติแล้วจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้ชัดเจนเข้าใจง่าย เริ่มจากอารัมภบท สาระสําคัญ และข้อความลงเอยตอนท้าย ข้อความส่วนที่เป็นการอ้างอิงความเดิมมักอยู่ในเนื้อความด้วย
10. คําลงท้าย
นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ
11. ลายมือชื่อ
เป็นการลงลายมือชื่อของเจ้าของจดหมาย
12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง
เป็นการพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ซึ่งนิยมใช้ทั้งมีและไม่มีคําประกอบชื่อ จากนั้นจะระบุตําแหน่งในบรรทัดต่อไป
13. สิ่งที่ส่งมาด้วย
ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนี้ หากมีมากกว่า 1 รายการ นิยมใส่เลขเรียงลําดับ โดยทั่วไปอยู่ส่วนท้ายของจดหมาย แต่บางหน่วยงานยึดรูปแบบของหนังสือราชการ สิ่งที่ส่งมาด้วยจะอยู่ก่อนถึงเนื้อความ
-----------------------------------------------------------------------------------
สนใจบริการดูแลการตลาดออนไลน์ | ทำการตลาดออนไลน์ | ทำกราฟฟิคครบวงจร | สามารถติดต่อเราได้ตลอด | รับสร้างแบรนด์ | รับทำการตลาดออนไลน์ | รับทำแผนการตลาดออนไลน์ | รับสร้างแบรนด์ | รับดูแล Facebook แฟนเพจ | รับดูแล LINE OA สามารถติดต่อเราได้ตลอด 24 ชั่วโมง
รายละเอียดบริการดูแลการตลาดออนไลน์
ตัวอย่าง ผลงานแบรนด์ต่างๆ ที่เราดูแลการตลาดออนไลน์ให้
------------------------------------------------------------------------------------
💙ปรึกษาทีมงานของเรา💙
📱Tel : 0840104252 📱0947805680
สายด่วนออฟฟิศ : 034-900-165 , 02-297-0811 (จันทร์-ศุกร์)
📨 Inbox : http://m.me/ChatStick.TH
┏━━━━━━━━━┓
📲 LINE: @chatstick
┗━━━━━━━━━┛
หรือคลิ๊ก https://goo.gl/KuzCpM
🎉รายละเอียดที่ http://www.chatstickmarket.com/langran
🎉ชมผลงานเราได้ที่ https://www.chatstickmarket.com/portfolio
Comments