📣เอกสารทางธุรกิจที่ควรรู้

📣เอกสารทางธุรกิจที่ควรรู้

สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจใหม่หลาย ๆ คน คงจะสับสนไม่ใช่น้อยใช่ไหมว่าเอกสารในการซื้อ ขาย และเอกสารทางธุรกิจ ใบไหน มีหน้าที่อะไรบ้าง และควรใช้เมื่อไหร่? วันนี้เราจะมาบอกอย่างละเอียดในบทความนี้

1.ใบเสนอราคา (Quotation)

เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า (ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าสามารถพิจารณาราคาสินค้า บริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อสินค้า ในฐานะของผู้ประกอบการ ควรสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยการเปิดใบเสนอราคา

ใช้เมื่อไหร่ : ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า เมื่อลูกค้าเจ้าใดเจ้าหนึ่งสอบถามต้นทุน / ราคาที่เฉพาะเจาะจงกับงาน / สินค้านั้นๆ

ข้อควรระวัง : แต่อย่าเผลอส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า เมื่อเราต้องการจะแจ้งหนี้หรือเรียกเก็บเงินจากลูกค้า อันนั้นเป็นหน้าที่ของใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล

2.ใบวางบิล (Billing Note)

เอกสารที่ผู้ประกอบการต้องการจัดทำใบวางบิลกับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป

ใช้เมื่อไหร่ : เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีจำนวนเงินที่ต้องจ่ายสำหรับค่าสินค้า หรือค่าบริการเป็นจำนวนเท่าใด รวมทั้งอาจนัดวันรับเช็คหรือช่องทางการจ่ายเงินด้วยพร้อมกัน

ข้อควรระวัง : ใบวางบิลเป็นเอกสารแจ้งเตือนเท่านั้น ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้

3.ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery note/Tax Invoice)

เอกสารที่ใช้ในการส่งสินค้าให้กับลูกหนี้การค้า เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดสินค้า/บริการ มูลค่าของสินค้า/บริการ รวมไปถึงการลงลายมือชื่อของผู้รับ ผู้จ่าย ว่าลูกค้าได้รับสินค้า/บริการครบถ้วนสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว

ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อเราส่งสินค้าให้ลูกค้า อาจจะต้องส่งใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าจะได้รับสินค้ารายละเอียดเป็นอย่างไร มีปริมาณและมูลค่าเท่าไหร่ และลงลายมือชื่อเพื่อรับสินค้า ว่าได้รับครบถ้วนแล้วตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน

ข้อควรระวัง : ไม่ควรใช้ในการตกลงว่าได้รับเงินกับลูกค้าแล้ว หรือออกเพื่อการตกลงราคากัน เพราะโดยทั่วไปใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จะใช้ในการบอกรายละเอียด ปริมาณและมูลค่า หรือบางกิจการอาจจะบอกรายละเอียด และปริมาณเพียงอย่างเดียวเท่านั้น เพื่อการควบคุมภายในด้านสินค้าคงเหลือ

4.ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ใบเสร็จรับเงิน ช่วยให้เราบอกกับลูกค้าได้ว่าเราได้รับเงินค่าสินค้าหรือค่าบริการที่เรียกเก็บจากใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว *ถ้าเป็นการให้บริการจะใช้เป็น ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน

ใช้เมื่อไหร่ : ในวันที่ลูกค้าจ่ายเงิน หน้าที่ของเราคือออกใบเสร็จรับเงินเพื่อยืนยันว่าได้รับเงินหรือรับชำระราคาระหว่างกันแล้ว อย่างไรก็ตามคุณอาจจะออกใบแจ้งหนี้พร้อมใบเสร็จรับเงินได้ในชุดเดียวกันได้เช่นกัน

ข้อควรระวัง : ถ้าคุณยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า แต่แค่ต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะต้องจ่ายเงินกับเรา แบบนี้ต้องใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเท่านั้น

*หมายเหตุ : ธุรกิจให้บริการ ถ้าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จะใช้เป็น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน แทน

5.ใบลดหนี้ (Credit Note)

ใบลดหนี้เป็นเอกสารใบกำกับภาษีชนิดหนึ่งที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการออกให้เมื่อจำนวนของสินค้าหรือมูลค่าของการให้บริการน้อยกว่าที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือมีการคำนวณราคาผิดพลาด (สูงกว่า) จากที่ตกลงซื้อขายกันไว้

ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อส่งสินค้าไม่ครบจำนวน หรือคำนวณสินค้าหรือบริการผิดพลาดสูงกว่าที่ตกลงกันไว้ ควรออกใบลดหนี้ในเดือนเดียวกับที่ออกใบกำกับภาษีที่ส่งสินค้าไม่ครบหรือคำนวณผิดพลาด หรือถ้าไม่สามารถออกได้ทันในเดือนเดียวกัน สามารถออกในเดือนถัดมาได้ และเมื่อออกใบลดหนี้แล้วต้องนำไปรวมคำนวณภาษีซื้อภาษีขายในเดือนเดียวกับที่ออกใบลดหนี้นั้นด้วย

ข้อควรระวัง : ผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สามารถออกใบลดหนี้ได้ และจะออกใบลดหนี้ได้ต้องมีการออกใบกำกับภาษีไปแล้วและต้องการลดหนี้ลงจากใบกำกับภาษีใบนั้น ใบกำกับภาษีอย่างย่อก็ออกใบลดหนี้ได้ แต่ต้องมีชื่อของผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการอย่างครบถ้วนด้วย

6.ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

ใบลดหนี้เป็นเอกสารที่ถือว่าเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่งที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการออกให้เมื่อจำนวนของสินค้าหรือบริการมีจำนวนเกินกว่าที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือมีการคำนวณราคาผิดพลาด (ต่ำกว่า) จากที่ตกลงซื้อขายกันไว้

ใช้เมื่อไหร่ : เมื่อส่งสินค้าเกินกว่า หรือคำนวณราคาสินค้าหรือบริการต่ำกว่าที่ตกลงกันไว้ ควรออกใบเพิ่มหนี้ทันทีในเดือนเดียวกับใบกำกับภาษีที่ออกต่ำกว่านั้น หรือถ้าไม่สามารถออกได้ทันในเดือนเดียวกันสามารถออกในเดือนถัดมาได้ และเมื่อออกใบเพิ่มหนี้แล้วต้องนำไปรวมคำนวณภาษีซื้อภาษีขายในเดือนที่ออกใบเพิ่มหนี้นั้นด้วย

ข้อควรระวัง : ผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สามารถออกใบเพิ่มหนี้ได้ และจะออกใบเพิ่มหนี้ได้ต้องมีการออกใบกำกับภาษีไปแล้วและต้องการเพิ่มหนี้ขึ้นจากใบกำกับภาษีใบนั้น ใบกำกับภาษีอย่างย่อก็ออกใบเพิ่มหนี้ได้ แต่ต้องมีชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการอย่างครบถ้วน

-----------------------------------------------------------------------------------

รายละเอียดบริการดูแลการตลาดออนไลน์

>> https://www.chatstickmarket.com/langran

ตัวอย่าง ผลงานแบรนด์ต่างๆ ที่เราดูแลการตลาดออนไลน์ให้

>>https://www.chatstickmarket.com/portfolio

------------------------------------------------------------------------------------

💙ปรึกษาทีมงานของเรา💙

📱Tel : 0840104252 📱0947805680

สายด่วนออฟฟิศ : 034-900-165 , 02-297-0811 (จันทร์-ศุกร์)

📨 Inbox : http://m.me/ChatStick.TH

┏━━━━━━━━━┓

📲 LINE: @chatstick