วิธีเขียน E-mail ให้กับลูกค้า ทำง่ายนิดเดียว✨
วิธีเขียน E-mail ให้กับลูกค้า ทำง่ายนิดเดียว✨
อีเมล (Email) คือเครื่องมือชิ้นสำคัญที่เอาไว้ใช้สื่อสารกับลูกค้า "แบบมีลายลักษณ์อักษร" ซึ่งในยุคนี้ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจแบบทั่วๆ ไป (B2C) ก็ยังใช้อีเมลในการสื่อสารหาลูกค้า แต่กับธุรกิจแบบองค์กร (B2B) ถือว่าอีเมลเป็นสิ่งที่ขาดเสียมิได้เลยล่ะ
ประโยชน์ของอีเมลมีมากมายหลายประการ ที่เห็นได้ชัดก็คือลายลักษณ์อักษรสำคัญอย่างการตกลงในเรื่องเงื่อนไขการซื้อขายต่างๆ ข้อตกลงเบื้องต้นก่อนการร่างสัญญาอย่างเป็นทางการ หรือแม้แต่การใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อป้องกันข้อขัดแย้งหรือความเข้าใจผิดในเรื่องของการทำงาน
แต่ปัญหาของนักขายหลายๆ คนที่ผมพบเห็นได้ทั่วไปแม้กระทั่งนักขายประสบการณ์สูงก็คือการเขียนอีเมลที่ยังขาดประสิทธิภาพจนสร้างความสับสน ไปจนถึงความเบื่อหน่ายในความรู้สึกของลูกค้า เลวร้ายที่สุดคือการสร้างความเข้าใจผิดตั้งแต่ก่อนซื้อขายไปจนถึงหลังการซื้อขายเลยทีเดียว
นอกจากนี้ยังมีปัญหาของนักขายในเรื่องของการส่งอีเมลแต่ไม่ได้รับการตอบรับจากลูกค้า ลูกค้าเงียบ ไม่มีความเคลื่อนไหวใดๆ เพราะคุณทำตามที่ลูกค้าบอกให้ "ส่งอีเมลมาก่อน" เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนนี้สำหรับนักขายอ่อนหัดก็คงไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรต่อไป เลยตัดสินไปเองว่าลูกค้าคงเลิกสนใจและไม่ซื้อแล้ว
1. จงจำกฎ 5 บรรทัดของการเขียนอีเมลไว้เสมอว่าต้องสั้นและกระชับ เน้นเนื้อๆ
หลักการที่ดีในการเขียนอีเมล ไม่ว่าจะเป็นการตอบลูกค้าหรือส่งงานให้กับลูกค้า ถ้าคุณยัดทุกสิ่งทุกอย่างจนยาวมากกว่า “5 บรรทัด” ขอบอกเลยว่าลูกค้าจะสไลด์ผ่านๆ ไปอย่างรวดเร็ว หมดความสนใจ กลายเป็นสิ่งที่คุณเขียนนั้นมันไร้ประโยชน์ จงเขียนสรุปข้อมูลคร่าวๆ อย่าให้เกิน 5 บรรทัด สั้นๆ เน้นเนื้อๆ ข้อมูลสำคัญที่ควรมีคือ “ประโยชน์ที่พวกเขาจะได้” และ “Next Step” เช่น คุณจะส่งงาน ส่งราคา หรือขอทำนัดเข้าพบลูกค้า เป็นต้น การเขียนที่ทรงพลังคือเขียนสั้นๆ เนื้อๆ
2. จงยกเลิกการใช้ “..@gmail.com” เดี๋ยวนี้เลย จงใช้ชื่ออีเมลที่เป็นบริษัทคุณเท่านั้น
ง่ายๆ เลย การทำธุรกิจแทบทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นแบบ B2B หรือ B2C ถ้าอีเมลของคุณยังเป็น @gmail.com อยู่แล้วล่ะก็ ลูกค้าที่มาตรฐานและเน้นความเป็นมืออาชีพสูงก็แทบจะ “กาชื่อ” บริษัทคุณทิ้งไปเลย แถมพวกเขายังคัดแยกคุณไปกองอยู่บนผู้เสนอที่ “ไม่มีความเป็นมาตรฐาน” อีกด้วย จงติดต่อซื้อโดเมนเนม (Domain Name) และนามสกุลอีเมลที่ลงท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณ เช่น บริษัท เอกชัย จำกัด นามสกุลอีเมลก็ควรจะเป็น “…@Aekkachai.com” เป็นต้น ซึ่งการซื้อเดี๋ยวนี้ก็ทำได้ง่ายๆ ผ่าน Google for Business ซึ่งราคาไม่แพง แถมยังเช็คได้อีกด้วยว่านามสกุลอีเมลที่คุณต้องการใช้นั้นซ้ำหรือไม่ จะได้ไม่มีปัญหาภายหลัง
3. วิธีการเขียนอีเมลแนะนำตัวที่ดี
บ่อยครั้งที่คุณสามารถโทรไปทำนัด (Cold-Calling) และลูกค้าต้องการให้ส่งอีเมลมาก่อน ซึ่งจริงๆ แล้วลูกค้าเขาต้องการปฏิเสธทางอ้อม (ฟังดูโหดร้ายไหม) แต่คุณสามารถ “แก้เกม” ได้ ด้วยการเขียนอีเมลแนะนำตนเองที่ดี ซึ่งโครงสร้างของการเขียนอีเมลแนะนำตัวที่ดี มีดังนี้
- การแนะนำตัวคุณ (Your Introduction) : เพื่อทำให้ลูกค้าทราบว่าคุณเป็นใคร
- สิ่งที่คุณทำ (What you do and your company do) : เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณทำอะไร เกี่ยวกับพวกเขาหรือไม่
- ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้ (Business benefit for the customer) : เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาจะได้อะไรจากคุณ *** สำคัญมาก
- ความสำเร็จที่เคยทำได้ (Success Story) : เพื่อทำให้ลูกค้าเชื่อถือคุณมากขึ้น
- เสนอความต้องการของคุณ (Propose your need from customer) เช่น ทำนัดหรือขอเบอร์โทร: เพื่อให้เกิดความคืบหน้าในการส่งอีเมลต่อไป
ซึ่ง 5 ข้อนี้ก็สอดคล้องกับ “กฎ 5 บรรทัด” ของผมพอดี ทำให้คุณสามารถเขียนอีเมลแนะนำตัวที่มีความน่าสนใจ น่าเชื่อถือและทรงพลัง เพิ่มโอกาสในการทำนัดหรือได้เบอร์โทร ตัวอย่างดังนี้
ตัวอย่างการเขียนอีเมลแนะนำตัวแบบมืออาชีพ
”Hi Mr. Jordi,
I found your contact via Linkedin.com (บอกว่าได้อีเมลของเขามาจากที่ใด) , My name is Pan, Managing Director of xxx Vietnam (แนะนำตัวว่าคุณเป็นใคร) , I am supporting Central Group and CP Thailand for the online marketing and xxx (บอกว่าคุณทำอะไรโดยผสมกับความสำเร็จที่ผ่านมาเข้าไปด้วย) , which could be your good business benefit in Vietnam (บอกว่าจะได้ประโยชน์เชิงธุรกิจที่จะได้เหมือนกับกลุ่ม CP) , because I have a successful story and experiences for retail industry. (โม้อีกนิดหน่อยเรื่องความสำเร็จเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ)
Please kindly review my credential and consider our next meeting time on 6th Mar, 5pm. (ความต้องการคือขอทำนัดโดยการเสนอวันและเวลาไปเลย ไม่ต้องถามว่าว่างวันไหน)
I’ll share you the business benefit in short time. (ตอกย้ำไปว่าจะใช้เวลาไม่นาน)
Thank you”
ถ้าคุณตัดตัวหนังสือสีแดงออกก็จะได้ประโยคแนะนำตัวที่มีความยาวประมาณ 5 บรรทัดพอดี ทำให้คุณมีความเฉียบขาดในการเขียนอีเมลได้ดีขึ้นและครบถ้วน
4. ลูกค้าใช้ภาษาใดในการเขียนก็จงใช้ภาษานั้นตามพวกเขา
อาจจะฟังดูแปลก แต่เชื่อหรือไม่ว่าการใช้ภาษาในอีเมลให้ตรงกับลูกค้าจะช่วยให้เกิดความน่าเชื่อถือต่อกันและกันได้มากยิ่งขึ้น เช่นลูกค้าที่ส่งอีเมลหาคุณด้วยภาษาอังกฤษ คุณก็จงเขียนอีเมลตอบกลับด้วยภาษาอังกฤษที่ดีต่อพวกเขา เชื่อไหมว่าพวกเขาจะ “อ่านตัวคุณ” จากคำศัพท์และแกรมม่าที่คุณเขียนลงไป (ขนาดนั้นเลย) ถ้าคุณเขียนได้ดี สละสลวย กระชับ คุณจะได้ความน่าเชื่อถือและการยอมรับนับถือเพิ่มขึ้น แต่ถ้ามีภาษาที่ไม่แข็งแรง จงใช้คำศัพท์ง่ายๆ และตรวจทานเรื่องความหมายให้ดีก่อนส่งนะครับ
ส่วนลูกค้าที่ใช้ภาษาไทยอยู่แล้ว คุณคงไม่มีปัญหามากนัก แต่จงระวังแค่เรื่อง “คำลงท้าย” คำว่า “นะครับ” กับ “นะคะ” จงอย่าเขียน นะครับ เป็น “นะคับ” และอย่าเขียน นะคะ เป็น “นะค่ะ” หรือ ใช่ค่ะ เป็น “ใช่คะ” ซึ่งคุณอาจจะมองว่าเป็นเรื่องเล็กนิดเดียว แต่จริงๆ แล้วลูกค้าจะสแกนคุณทันทีว่าคุณมีวุฒิภาวะกับการใช้ไวยากรณ์ที่ไม่ได้เรื่องนั่นเองครับ อย่าพลาดเชียวล่ะ
5. จงใส่ใจเรื่องขนาดไฟล์เวลาแนบเอกสารส่งหาลูกค้า
โดยเฉพาะไฟล์ Company Profile หรือ Introduction ขนาดใหญ่ มีหลายหน้า ซึ่งคุณอาจจะคิดไปเองว่ามันเจ๋งเพราะคุณยัดของดีๆ ไว้เพียบ ลูกค้าต้องว้าวแน่นอนบอกก่อนเลยว่ายิ่งยาว ลูกค้ายิ่งสไลด์มือถือหนี พวกเขาจะแทบไม่อ่านเลยแม้แต่หน้าเดียว จงออกแบบให้มีความกระชับ ไม่ควรเกิน 10 หน้า และขนาดไฟล์อย่าให้เกิน “5 MB” เพราะบางบริษัทมีการจำกัดขนาดการรับส่งไฟล์ เพื่อให้ไม่แหล่งเก็บข้อมูลมีขนาดใหญ่เกินไป ทำให้คุณส่งไปแล้วโดนตีกลับ ไม่ถึงมือลูกค้า กลายเป็นทำงานเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ ไม่ได้ผล
6. จงใส่ “Signature” หรือนามสกุลลงท้ายอีเมลทุกครั้ง (สำคัญ)
เรื่องนี้ก็ไม่เข้าใจว่าทำไมแม้แต่บริษัทหัวนอกยักษ์ใหญ่ ทั้งลูกค้าและนักธุรกิจหลายคนไม่ใส่ “Signature” หรือลายเซ็นลงท้ายอีเมลทุกครั้ง ทั้งๆ ที่มันตั้งออโต้ให้ใส่มาทุกครั้งเวลาจะเขียนอีเมลใหม่หรือตอบอีเมลได้ (ถ้าไม่รู้วิธีจงถามฝ่าย IT บริษัทคุณดูนะครับ) นามสกุลหรือ Signature จะมีประโยชน์มากในการที่ลูกค้าหรือคุณเองต้องการโทรหาอีกฝ่ายได้ทันที การส่งอีเมลอย่างเดี๋ยวจะไม่มีเบอร์โทรศัพท์ ทำให้เรื่องที่เร่งด่วนหลายเรื่องนั้นช้าลงไปอีก นามสกุลที่ดีมี
หลักๆ เลยก็คือนามสกุลที่มีชื่อ ตำแหน่งของคุณ และ “เบอร์โทรศัพท์” ให้ครบถ้วนนะครับ ลองไปดูตัวอย่างจากหลายๆ บริษัทที่ดูดีแล้วแก้เอาก็ได้ ที่อยู่ของบริษัทคุณก็สำคัญ เผื่อคนอื่นจะเอาไว้ลงในรีพอร์ท
7. จงใช้อีเมลในการติดตามงานลูกค้า
อีเมลก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่ช่วยติดตามงานให้กับลูกค้าได้อย่างเป็นมืออาชีพ ใช้ในการเตือนความจำให้กับลูกค้าได้ด้วย เพราะบางทีงานของลูกค้าเข้ามาเยอะ พวกเขาอาจจะลืมงานคุณไปก็เป็นได้ วิธีการใช้อีเมลในการติดตามงานนั้นก็มีหลักการง่ายๆ คือ เวลาสรุปงานในอีเมล คุณจงระบุ “Next Step” เป็นข้อๆ อยู่เสมอ เช่น ข้อ 1 คุณจะส่งงานลูกค้าอะไรบ้าง ข้อ 2 คุณจะขอทำนัดเข้าไปดูสถานที่หน้างาน เป็นต้น โดยระบุ “วัน-เวลา” ให้ชัดเจน จากนั้นให้รอลูกค้าตอบกลับ
ถ้าใกล้ถึงวันหรือเลยกำหนดการไปแล้วลูกค้ายังเงียบๆ คุณจง “Reply All” อีเมลฉบับนั้นและตามงานจากข้อความที่คุณระบุใน “Next Step” เพื่อให้ลูกค้าได้ตอบกลับมา ลูกค้าจะมีความเกรงใจและมองว่าไม่รู้สึกกดดัน เพราะคุณได้ติดตามงานจากวัน-เวลาที่ระบุไว้แล้ว ทำให้ดูมีความเป็นมืออาชีพสูง งานไหนที่สำคัญก็ควร “ปักหมุด” หรือทำสัญลักษณ์รูปดาวเอาไว้ด้วย คุณจะได้ไม่ลืมอ่านและรู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไปเพื่อเตือนความจำ
เรื่องกล้วยๆ อย่างการเขียนอีเมลก็ยังต้องมีความเป็นมืออาชีพสูง งานพวกนี้คุณจะมองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาด เพราะเรื่องเหล่านี้ที่คุณคิดไปเองว่าเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในสายตาลูกค้านั้น พวกเขาสามารถประเมินความเป็นมืออาชีพในตัวคุณได้ทันที นี่คือสิ่งที่คุณเอาชนะเซลล์คู่แข่งที่มองข้ามเรื่องพวกนี้ไปได้
-----------------------------------------------------------------------------------
สนใจบริการดูแลการตลาดออนไลน์ | ทำการตลาดออนไลน์ | ทำกราฟฟิคครบวงจร | สามารถติดต่อเราได้ตลอด | รับสร้างแบรนด์ | รับทำการตลาดออนไลน์ | รับทำแผนการตลาดออนไลน์ | รับสร้างแบรนด์ | รับดูแล Facebook แฟนเพจ | รับดูแล LINE OA สามารถติดต่อเราได้ตลอด 24 ชั่วโมง
รายละเอียดบริการดูแลการตลาดออนไลน์
ตัวอย่าง ผลงานแบรนด์ต่างๆ ที่เราดูแลการตลาดออนไลน์ให้
------------------------------------------------------------------------------------
💙ปรึกษาทีมงานของเรา💙
📱Tel : 0840104252 📱0947805680
สายด่วนออฟฟิศ : 034-900-165 , 02-297-0811 (จันทร์-ศุกร์)
📨 Inbox : http://m.me/ChatStick.TH
┏━━━━━━━━━┓
📲 LINE: @chatstick
┗━━━━━━━━━┛
หรือคลิ๊ก https://goo.gl/KuzCpM
🎉รายละเอียดที่ http://www.chatstickmarket.com/langran
🎉ชมผลงานเราได้ที่ https://www.chatstickmarket.com/portfolio
Comments